Ziel des Updates ist die Verbesserung der Qualität der der spanischen Steuerbehörde zur Verfügung gestellten Informationen. Auf dieser Grundlage sollen Fragen und Zweifelsfälle von Steuerpflichtigen ausgeräumt werden, auch die bis dato veröffentlichten FAQs wurden aktualisiert. Einer der bedeutendsten Vorteile des SII ist die automatische Erstellung wiederkehrender Erklärungen im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer, wie der Quartalserklärung (Formular 303) oder der Informationserklärung zu innergemeinschaftlichen Transaktionen (Formular 349). Dadurch können auch Steuerprüfungen und Aufforderungen für die Steuerpflichtigen minimiert werden.
Die neuen Validierungen, die seitens der spanischen Steuerbehörde zur Prüfung der eingegebenen Daten der Unternehmen in Abhängigkeit von der Art der Transaktion genutzt werden, hat die Steuerverwaltung auf 54 Seiten zusammengefasst.
Unsere Mandanten stellen uns bei derart komplexen und umfangreichen Dokumenten, die von den spanischen Behörden veröffentlicht werden, immer die gleiche Frage: Ist das eine technische oder eine buchhalterische Sache?
Die Antwort ist auch immer die gleiche: beides. Seitens der Abteilungen für IT und Buchhaltungssoftware müssen alle Funktionen so angepasst und konfiguriert werden, dass die Software mit den Vorgaben der Steuerbehörden kompatibel ist. Eng verbunden damit ist jedoch die Bedeutung der Arbeit eines guten Buchhalters in diesen Zeiten des digitalen Wandels. Ein genauerer Blick auf die neuen Validierungen verrät, dass die eingegeben Daten korrekt sein werden und validiert werden, wenn der Buchhalter die Vorschriften und die Besonderheiten aller Transaktionen im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer kennt. Natürlich muss die Software korrekt konfiguriert sein, aber der für die Eingabe der Daten Verantwortliche muss auch über die nötigen Kenntnisse verfügen und so vorbildliche Praktiken fördern, damit gegenüber dem Unternehmen vollständig transparent ist, welche Finanzinformationen der Steuerbehörde zur Verfügung gestellt wurden.
Heutzutage sind Unternehmen gezwungen, sich durch entsprechende Investitionen an die technologischen Prozesse der Behörden anzupassen; andernfalls riskieren sie Bußgelder, wenn Fristen oder Formalitäten nicht eingehalten werden. Zwar lebt in den Finanzabteilungen von Unternehmen und auch in der Gesellschaft als Ganzes bereits eine digitale Kultur und die Anpassung kann schnell und einfach erfolgen, aber oft scheint das die Investition in Informationstechnologie und Buchhaltung nicht zu kompensieren. Dieser Eindruck entsteht insbesondere bei kleinen und mittelständischen Unternehmen oder den Tochtergesellschaften ausländischer Gesellschaften, denen die Einzelheiten der spanischen Gesetzgebung nicht bekannt sind. Für solche Gesellschaften kann es interessant sein, ihre Beziehung zu den spanischen Steuerbehörden in die Hände von externen Experten zu geben, die über fortschrittliche Software verfügen und hinsichtlich aller Neuerungen zu den Steuerpflichten von in Spanien tätigen Unternehmen auf dem Laufenden sind.