Zwar hat es einige Fortschritte gegeben, doch haben die solchen Unternehmen eigenen täglichen Verwaltungsaufgaben und damit einhergehenden Papierberge in vielen Fällen die vollständige Digitalisierung dieser Prozesse verhindert.
Die Philosophie des papierlosen Büros
Mit digitaler Technologie können Unternehmen ihre Arbeit und ihre internen Prozesse optimieren und gleichzeitig ihren Klienten einen professionellen, flexiblen und effizienten Service bieten. Viele Unternehmen setzen daher auf das papierlose Büro, wodurch sie diese Ziele erreichen und gleichzeitig Maßnahmen für ein nachhaltiges und verantwortungsbewusstes Umweltmanagement ergreifen können.
Diese digitale Transformation sollte in einem Beratungsunternehmen zwei Dimensionen umfassen:
- Intern: Ein gutes Dokumentenmanagement durch entsprechende Software zur Optimierung aller internen Prozesse und täglichen Verwaltungsaufgaben ist unabdingbar.
- Extern: Die Kommunikation mit den Klienten sollte durch einen konstanten Informationsfluss und -austausch geprägt sein und zudem flexibel, effizient und vertraulich erfolgen. In diesem Sinne wird die Digitalisierung maßgeblich von der Nutzung exklusiver Online-Kundenplattformen bestimmt, die eine sichere elektronische Kommunikation ermöglichen.
Erzwungene Digitalisierung
In diesem Jahr wurde in vielen Unternehmen im Zuge der COVID-19-Pandemie und des Lockdowns auch die Telearbeit forciert. Die Digitalisierung interner und externer Prozesse wurde für das Überleben von Beratungsunternehmen und -agenturen unabdingbar. Zugang zu physischen Dokumenten, Klientenkontakt und Kontakt zu Arbeitskollegen wurden praktisch auf Null heruntergefahren. Diese Situation zeigte auch: Digitalisierung ist keine Option, sondern eine Notwendigkeit.
Beratungsunternehmen und -agenturen, die bereits Digitalisierungsprozesse angestoßen hatten, waren gut vorbereitet, um ihre Prozesse schnell vollständig zu digitalisieren. Vielleicht war eine Umstellung nicht genau für diesen Zeitpunkt geplant, aber sie konnten sie schnell umsetzen, ohne dass ihre Leistungen dadurch beeinträchtigt wurden. Sie haben diese Krise als Chance begriffen, zu wachsen, und dadurch profitieren schließlich ihre Klienten und ihre Mitarbeiter.
Viele Klienten wünschen sich eine schnelle, unbürokratische und vertrauenswürdige Leistungserbringung, daher sollten Beratungsunternehmen digital vorbereitet sein, um die Bedürfnisse ihrer derzeitigen und zukünftigen Klienten zu erfüllen.
Judith Castro · Buchhalterin Acos Accounting Solutions